Categorieën
werken

Hoe kun je dagelijks effectief werken?

Beter organiseren om beter te werken!

Hoe kun je efficiënt werken als je het hectische leven van een consultant, adviseur, projectleider, enz. leidt. Dit is de vraag die de meeste zelfstandigen bezighoudt, vooral professionals die net met hun eigen bedrijf zijn begonnen. Iedereen heeft zijn eigen kleine technieken om zich beter te organiseren en sneller te werken. Hier zijn een paar methoden hun effectiviteit bewezen hebben bij degenen die ze hebben ingepast in hun dagelijkse routine.

– organiseer je werkruimte

Een opgeruimde en georganiseerde werkomgeving, waar ook je computer deel van uitmaakt, stelt je in staat je ideeën op een rijtje te zetten om efficiënt te kunnen werken. Het is waar dat, als je alle werkinstrumenten en documenten bij de hand hebt, je beter kan werken. Je kunt je ongestoord door bergen dossiers werken. Het is nuttig om alle moeilijke en belangrijke dossier bovenaan te leggen. Het helpt je over het algemeen om je weg te vinden in het heetst van de strijd. Daar tegenover staat dat uit enkele studies blijkt dat wanorde ook enkele voordelen zou hebben op het vlak van creativiteit.

– geef de voorkeur aan retroplanning boven planning

Retroplanning is het proces van het vastleggen van de verschillende acties die nodig zijn om een taak vanaf het einde te voltooien, niet vanaf het begin. Dit systeem wordt steeds vaker gebruikt door professionals. Dit soort planning zorgt ervoor dat het project binnen het geschatte tijd haalbaar is. Is dat niet het geval, dan kan het volstaan met het verschuiven van de afleveringsdatum.

– vroeg opstaan om een goede start te maken…

Een goede gewoonte is om vroeg op te staan, niet om in de vroege uren te gaan werken, maar om de dag te beginnen met een kleine wandeling, wat sport, yoga, een goede douche, een rustig ontbijt… Het doel is om in goede fysieke en mentale conditie te zijn om de werkdag aan te kunnen.

– geef voorrang aan bepaalde opdrachten en plan je taken

Wanneer allerlei taken zich opstapelen, is het soms moeilijk om te weten waar je moet beginnen, vooral als de tijd dringt. Bij nader inzien moet je echter taken kunnen identificeren die belangrijker zijn dan andere; ofwel, omdat ze onmisbaar zijn voor de voortzetting van de missie, ofwel omdat ze een hoge toegevoegde waarde hebben. Op basis hiervan kunnen de verschillende taken worden ingedeeld per rubriek en belangrijkheid. Binnen elke rubriek, vooral in de rubriek die overeenkomt met de prioriteiten, moeten de meest dringende taken worden geïdentificeerd. Het enige wat overblijft, is het uitvoeren van je planning en het reserveren van een beetje reservetijd voor onverwachte situaties. Deze manier van organiseren maakt het voor je gemakkelijker om aan elk van de uit te voeren acties voorrang te geven.

– luisteren naar je biologische klok

Een van de grootste fouten die een zelfstandige professional maakt, is het plannen van zijn taken zonder rekening te houden met de afname van zijn aandacht naarmate zijn werkdag vordert. Namelijk, hoe bekwaam je ook bent, iedereen is onderworpen aan biologische regels die moeilijk te omzeilen zijn. Schrijf de tijden of dagen van de week op waarop je het meest effectief bent. Zo kun je de taken die de grootste intellectuele investering vergen, reserveren voor de momenten dat je concentratie op het hoogste niveau is. Omgekeerd moeten de meer secundaire acties (dossiers klasseren, opruimen van het kantoor, e-mails beantwoorden, offertes maken…) worden uitgevoerd wanneer je minder efficiënt bent.

– haal even diep adem

Zelfs met de beste wil van de wereld is het soms moeilijk om meer dan een uur lang gefocust te blijven op een taak. Als je het gevoel hebt dat je concentratie je in de steek laat of dat de ergernis je begint te raken, geef jezelf dan een pauze van 15 minuten. Paradoxaal genoeg kan het nemen van korte pauzes met regelmatige tussenpozen in plaats van het aaneen schakelen van de uren zonder je hoofd van je werk te houden je vaak tijd besparen op langere termijn.

– werk aan je geheugen

Voor veel intellectueel actieve professionals is het proberen te onthouden van bepaalde, soms nodige, informatie een verspilling van tijd. Een probleem dat meestal verband houdt met leerstoornissen die zijn geërfd van een schoolsysteem waar je niet echt leert hoe te onthouden; een bittere vaststelling dat digitale hulpmiddelen, die steeds vaker worden gebruikt als vervangend geheugen, helaas niet helpen om dit te verbeteren! Gelukkig is het nooit te laat om het goed te leren doen. In dit opzicht is er geen tekort aan methoden om de geheugencapaciteit te verbeteren.

– concentreer je op één taak tegelijk

Sommige professionals gaan er prat op dat ze verschillende taken tegelijkertijd kunnen uitvoeren. Een gewoonte die soms goed ingeburgerd is en die, in tegenstelling tot wat je zou kunnen denken, de concentratie en dus de efficiëntie van de professional die het goed doet, ondermijnt. Wetenschappelijke studies hebben inderdaad aangetoond dat het menselijk brein niet in staat is om twee opdrachten tegelijk te doen. De illusie van multitasking wordt in stand gehouden door het feit dat het brein in feite onophoudelijk heen en weer gaat van de ene taak naar de andere… zonder zich te concentreren op een van beide. Het werkt eerder contraproductief! Kortom, in plaats van toe te geven aan de ijdele beloften van multitasking, adviseer ik je ik je te vertrouwen op een beproefde werkmethode: concentreer je op één taak tegelijk om effectief te werken.

 effectief werken